Veja os impactos ao escolher a ferramenta incorreta para gerenciar seus projetos
Descubra quais são os erros mais comuns cometidos na hora de escolher uma ferramenta de gestão de projetos
De modo geral as empresas vem percebendo a necessidade em se profissionalizar para serem mais competitivas. Executar projetos é a forma de traduzir as estratégias da empresa em ações capazes de alcançar os objetivos traçados, e cada vez mais as empresas tem cobrado projetos bem estruturados que aumentem as chances de sucesso sem desperdício de tempo e dinheiro.
Acompanhando essa tendência de organização e investimento em gerenciamento de projetos, observa-se o surgimento de incontáveis opções de sistemas para gestão. Basta realizar uma rápida busca na internet e uma enxurrada de resultados nos apresenta soluções que oferecem a centralização de todas as informações do projeto e um só lugar, acesso para as equipes e mobilidade, além de melhorar o controle do projeto através de indicadores de monitoramento do progresso das atividades e entregas.
Apesar de tantos benefícios é muito comum ouvir, de gerentes de projetos e outros usuários, que a empresa realizou um grande esforço de tempo e dinheiro para trazer uma ferramenta de gestão de projetos, mas que a ferramenta escolhida não está sendo bem utilizada. Percebe-se nesses casos que, de forma geral, as pessoas “escaladas” para utilizar o novo sistema tem dificuldades que vão desde a compreensão de conceitos, fluxos, utilização dos recursos, até a simples navegação, o que faz com que a utilização da ferramenta não tenha adesão da equipe.
Quais são as causas para esse problema? Quais são os erros mais comuns cometidos na hora de escolher uma ferramenta de gestão de projetos? Vamos falar de alguns deles…
1. Nem sempre quem compra é quem utiliza
Na maior parte das empresas, quem escolhe o sistema a ser adquirido toma a decisão baseado em necessidades de membros que não são os principais usuários. Prioriza-se funcionalidades para geração de relatórios, gráficos e indicadores em detrimento de características de usabilidade, navegação, disponibilidade de informações e desempenho;
2. Excesso de solução para o problema
Disparidade entre o tamanho do problema a ser resolvido e o tamanho da solução. Por não analisar previamente quais problemas reais o novo sistema precisa resolver, os gestores tendem a escolher o excesso de solução justificados pela conhecida frase “melhor sobrar do que faltar”;
3. Sistema não se adequa aos processos internos
Sistemas engessados que demandam a utilização de fluxos de trabalho e formulários obrigatórios. Nesses casos a empresa precisa fazer um grande esforço para se adaptar ao sistema, e não o contrário. Além disso, não se leva em consideração a maturidade e nível de conhecimento em gestão de projetos da equipe usuária.
As causas aqui levantadas representam alguns dos principais motivos de fracasso na adoção de um sistema para gestão de projetos nas empresas, e os impactos causados por tal fracasso podem ser maiores do que se imagina. Sabemos que toda mudança organizacional gera stress e desconforto nas pessoas que são diretamente envolvidas, e que uma mudança mal sucedida poderá gerar sintomas ainda mais graves.
Para o caso das equipes das áreas de projetos, ou que eventualmente são envolvidas em projetos da empresa, podemos elencar alguns impactos que consideramos muito graves além do desperdício de tempo e dinheiro:
1. Desestímulo da equipe em futuras iniciativas para a adoção de metodologias, boas práticas e ferramentas. Provavelmente, qualquer nova tentativa enfrentará resistência das equipes;
2. Sensação de que a ferramenta, ao invés de ajudar no dia a dia, dificulta a agilidade do trabalho. Naturalmente resistimos a seguir processos, a menos que no final das contas os benefícios sejam bem percebidos;
3. Impactos na motivação da equipe, por não se sentir atendida pela empresa diante de uma oportunidade que poderia trazer muitos benefícios. As expectativas são criadas no momento em que a empresa anuncia a decisão de trazer uma nova ferramenta para melhorar os projetos, e quando a expectativa não está alinhada com a percepção da solução que foi entregue, cria-se uma frustração geral;
4. Abandono ou baixa adesão na utilização do sistema pelos usuários. Quando os principais envolvidos na utilização do novo sistema não conseguem enxergar o valor agregado por ele, a tendência é que rapidamente os usuários deixem de alimentar o sistema, ou que o utilizem de forma burocrática apenas para diminuir as cobranças feitas pelos gestores;
Diante desse cenário, fica claro que a decisão de escolha dentre várias opções de sistemas para gerenciar projetos é muito importante, podendo trazer muitos benefícios ou sérios problemas para a empresa. Os gestores precisam planejar muito bem a aquisição de uma ferramenta que envolve diretamente a forma como a empresa produz seus resultados. Por isso é fundamental conhecer exatamente o que esse sistema precisa resolver, qual a maturidade da equipe e qual o resultado desejado, evitando escolhas que produzirão o resultado inverso do esperado, e que no médio prazo acaba por manter a empresa estagnada na evolução de seus processos de gerenciamento de projetos.
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